Adjoint.e administratif.ve

DESCRIPTION:

Notre client du domaine de la comptabilité, ALLARD GUILBAULT MAYER MILLAIRE INC. est à la recherche d'un ou d'une adjoint.e administratif.ve. La personne sera responsable du service à la clientèle et offrira un soutien administratif à tous les membres de l'équipe.

CONDITIONS

• Emploi temps plein de semaine (35 heures/semaine en temps normal, 40 heures pendant la période des impôts)… Toutes tes fins de semaine de congé!
• Formations annuelles… Apprendre, c’est stimulant, et on veut investir en toi!
• Dîners d’équipe mensuels… Ça aide à la collaboration et à l’esprit d’équipe, en plus, tu manges sur notre bras!
• Salaire entre 18 $ et 21 $ l’heure… On reconnaît tes compétences!
• Avantages sociaux intéressants : assurance collective payée à 50 % par l’employeur | RPA (fonds de pension) avec contribution de l’employeur | trois semaines de vacances après un an, et quatre semaines après dix ans | groupe d’employés actionnaires… Pas pire en?
• De la reconnaissance… Des tapes dans le dos et des mercis, on en donne!

RESPONSABILITÉS ET TÂCHES

Service à la clientèle

• Offrir un service à la clientèle hors pair afin que chaque client qui se présente au bureau ou qui appelle reçoive un accueil et un service « WOW ».
• Répondre aux demandes des clients en personne et au téléphone.
• Filtrer les appels pour les acheminer à la bonne personne.
• Contacter les clients pour la prise de rendez-vous.

Soutien à la réalisation des mandats clients

• Soutenir les membres de l’équipe dans la réalisation des différents mandats clients.
• Effectuer l’ouverture de tous les dossiers (PME, facturation, fin d’année, impôts, etc.).
• Faire les copies des états financiers.
• Sortir les états financiers et imprimer les déclarations fiscales.
• Préparer les factures.
• Numériser les dossiers et les classer dans la voute.
• Rédiger, réviser et traduire divers documents et correspondances.
• Assister à la préparation des T5 des clients.
• Assurer l’envoi des T4 et des relevés 1.

Soutien administratif et à la direction

• Travailler en étroite collaboration avec la direction et le personnel administratif afin de maintenir une gestion optimale des opérations et du fonctionnement du bureau.
• Préparer les dépôts bancaires et affecter les paiements dans CaseWare Time.
• Sortir mensuellement les états de compte pour approbation par les responsables de dossiers, et les envoyer.
• Préparer mensuellement les états de compte Manitax.
• Préparer le courrier.
• Préparer et passer les commandes de papeterie et autres fournitures.
• Inscrire des dossiers arrivés sur le fichier de planification, et en aviser les membres de l’équipe par courriel.
• Mettre à jour la base de données de CaseWare Time.
• Tenir à jour le registre des livres de minutes.
• Faire les appels de service pour les photocopieurs.