Adjoint admin service clientèle

DESCRIPTION:

Sommaire des responsabilités Relevant de la direction générale, l'adjointe administrative au service à la clientèle contribue activement à la mission de PMI-Montréal, en offrant aux membres actuels et futurs ainsi qu'aux collaborateurs un soutien de qualité et hors pair. Il/elle contribue également à la croissance de PMI-Montréal en appuyant ses collègues dans diverses tâches opérationnelles et logistiques, facilitant ainsi la réalisation de projets et l'atteinte des objectifs de l'organisation.

Principales responsabilités Service à la clientèle et représentation Assurer une présence à la réception, prendre les appels, accueillir les visiteurs et répondre aux demandes de renseignements.

Recevoir les demandes des futurs et actuels membres, en personne, par courriel ou via les réseaux sociaux, et leur expliquer le processus de certification ainsi que l'ensemble des services et avantages offerts par PMI-Montréal.

Effectuer la réception et l'envoi de courrier postal.

Au même titre que tous les membres de l'équipe de PMI-Montréal, assurer une présence à certains événements organisés par PMI-Montréal.

Contribuer à la mise en oeuvre de l'axe stratégique pour la rétention des membres, en collaboration avec la directrice aux communications, qui assume le leadership de ce projet pour l'organisation.

Soutien administratif et aux opérations internes Gérer et effectuer les achats de matériel de bureau et préparer les commandes.

Effectuer des réservations multiples pour des événements ou autres.

Rédiger, réviser et coordonner la production de documents.

Classer les documents, maintenir les dossiers à jour et effectuer des entrées de données au besoin.

Soutien à la gestion des plateformes de réseaux sociaux Avec le soutien de la directrice des communications, du marketing et des projets spéciaux, gérer, maintenir et afficher des contenus sur les plateformes de médias sociaux.

Avec le soutien de l'équipe du PMI-Montréal, répondre aux messages reçus sur ces plateformes.

Gestion des salles de formation et de conférence S'assurer que les locaux de l'organisation (bureaux, salle de formation) sont propres et ordonnés, et assurer au besoin un suivi auprès des fournisseurs.

Coordonner les travaux d'entretien et de réparation des équipements.

Assurer le réapprovisionnement en matériel (ex.: papeterie) dans les locaux de formation.

Compétences recherchées DEP en secrétariat ou DEC en administration ou toute autre formation jugée équivalente.

Expérience pertinente dans un poste similaire impliquant du service à la clientèle.

Professionnalisme et souci d'offrir un service à la clientèle et un support de qualité.

Entregent, écoute, esprit d'équipe et bonnes relations interpersonnelles.

Sens des priorités, autonomie et capacité à travailler sur plusieurs dossiers en même temps.

Minutie et rigueur, souci du travail bien fait et respect des échéanciers.

Connaissance de la suite Microsoft Office et des outils usuels de bureautique.

Connaissance et capacité à utiliser les plateformes des médias sociaux.

Excellentes aptitudes en matière de préparation de documents.

Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit