Emploi Technicienne ou technicien en bureautique et administration (psar) chez Université de montréal à Montréal
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Technicienne ou technicien en bureautique et administration (psar)

Offre ajoutée par: Université de montréal

Ville: Montréal
Nombre de postes: 1
Date de publication: 2024-06-07
Date prévue de début: 2024-07-02
Salaire: 25.06$ - Horaire
Conditions d’emploi: Temps plein

DESCRIPTION:

IVADO est un consortium interdisciplinaire et intersectoriel de recherche, de formation, et de mobilisation des connaissances qui a pour mission de bâtir et de promouvoir une intelligence artificielle robuste, raisonnée et responsable. Piloté par l'Université de Montréal, avec 4 partenaires universitaires (Polytechnique Montréal, HEC Montréal, Université Laval et Université McGill), IVADO rassemble des centres de recherches, des partenaires gouvernementaux et industriels, pour coconstruire des initiatives intersectorielles ambitieuses favorisant un changement de paradigme de l'IA et de son adoption.
Vos défis au quotidienOrganiser l'agenda du directeur général d'IVADO en fixant et confirmant les rendez-vous, les déplacements et voyages d'affaires tout en anticipant et en évitant les conflits d'horaire
Effectuer les rappels nécessaires concernant l'emploi du temps. Peut être amenée à gérer l'agenda et organiser des rencontres pour la directrice générale adjointe.
Assurer la logistique des réunions, des déplacements et voyages en faisant des arrangements, des réservations, en planifiant les itinéraires, en organisant l'emploi du temps, la mise en liaison avec les interlocuteurs et en préparant tous documents ou informations nécessaires
Rédiger, réviser ou améliorer des correspondances, rapports, matériel de présentation ou autres documents pouvant être de nature complexes et qui s'adressent à des destinataires internes ou externes. Faire ou améliorer la mise en page et la présentation et s'assurer de la justesse orthographique et grammaticale.
Veiller à l'organisation, à la convocation et à la préparation des réunions en rédigeant l'ordre du jour, en préparant les documents relatifs aux dossiers à discuter/traiter, en exécutant des recherches d'informations ou de données, en préparant du matériel, etc.
Agir à titre de participant aux séances des divers comités, en rédigeant les comptes rendus ou les procès-verbaux. Assurer le suivi des tâches assignées aux participants afin de faire rapport à sa direction de l'état d'avancement avant la tenue d'une prochaine réunion.
Filtrer et prioriser les appels téléphoniques et les messages de la boite de réception, y répondre ou orienter les communications selon la nature de la requête et décider de celles à acheminer afin de supporter efficacement les interventions de sa direction.
Maintenir un système efficace de classement et d'archivage des dossiers et documents physiques et virtuels.
Effectuer le suivi des mandats confiés par sa direction. S'occuper des notes de frais de sa direction.
Accueillir les invités et visiteurs de sa direction.
S'occuper de différentes formalités administratives de façon autonome.
Agir à titre d'agent de liaison pour les communications entre sa direction et les parties intéressées. Rechercher des informations et compiler des données afin de produire différents rapports tout en relevant les tendances, incohérences ou autres.
 

Catégorie de métier : Adjoint administratif/adjointe administrative

Niveau de scolarité

Non déterminé

Expérience

7 à 11 mois

Heures par semaine

35.00

Langues

écrites : Français parlé et écrit - Élevé
parlées : Français parlé et écrit - Élevé
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