Adjoint administratif/adjointe administrative

DESCRIPTION:

Ce que nous recherchons:
L'adjoint(e) administratif jouera un rôle central dans la gestion quotidienne des activités administratives de l'entreprise. Relevant directement du directeur de l'entreprise, l'adjoint(e) administratif devra assurer un soutien efficace. Au sein de notre équipe, votre rôle sera :Suivis clients et Tâches administrativesGérer les appels téléphoniques et les courrielsRépondre aux demandes de renseignementsTenir les dossiers de chaque client à jourProposer et prévoir les rencontres pour les estimationsCommuniquer aux clients les dates de services, les prérequis, etc.Faire le suivi auprès du clientAssurer le classement numérique et papier de la documentationCompiler des statistiques et rapports de base à la demande du directeurPréparer et garder à jour les contratsDevis et FacturationRédaction de l'offre de service détaillé avec devis Rédiger les soumissionsPréparer les facturesFaire le suivi de la facturation– dépenses et offre de servicesEffectuer de l'entrée des données dans différents outils bureautiquesTenir à jour le dossier des dépensesPlanification et Gestion du travail sous instructions du directeurAssurer la gestion de l'agenda de travail Prévoir l'ordre de travail en fonction des priorités, des délais, des urgencesPrévoir la gestion des visites de chantiersÉtablir et tenir l'inventaire du matériel et des ressources nécessaires Faire les commandes de matérielCe que nous offrons et avantages sociaux :Poste présentiel *Aucune possibilité de télétravail Horaire : lundi au jeudi (3 jours de congés soit vendredi, samedi et dimanche)Journée de travail débutant à 8h00 et finissant à 16h00 2 pauses de 15 minutes rémunérées1 pause de 30 minutes non rémunéréeDes heures supplémentaires peuvent être requises selon les besoins et les urgences Congés de maladie offert selon les normes de travail – CNESST 2 semaines de vacancesCompétences requises:Un diplôme d'études secondaire - exigé Un diplôme collégial en gestion ou administration ou dans un domaine connexe est exigé * Les diplômes étrangers sont acceptés1-6 mois d'expérience entant qu'adjoint(e) administratif – nous acceptons les profils juniors0-12 mois d'expérience en travail de bureau est un atout Une familiarité en construction sera priorisée Qualités recherchées:Connaissance de logiciels informatique Office, Word et une connaissance générale en facturationUn bon sens de l'organisation pour gérer les différents projets à la fois avec des échéances à respecter De bonnes habilités de communication RéactivitéProfessionnalismeDe la rigueur et souci du détail pour vérifier l'exactitude des devis, des factures et des contratsMaitrise des outils bureautiquesAutonomieUne connaissance du secteur de la construction : la terminologie technique et les processus administratifs propres au domaine; sera fortement priorisé