Assistant(e) exécutif(ve)

DESCRIPTION:

Raison d'être du poste L'assistant(e) exécutif(ve) assure un soutien administratif stratégique et opérationnel au près du comité de direction, en veillant à la coordination efficace des offres de services, à la gestion documentaire, à l'organisation interne et à la logistique des activités de l'entreprise , avec une approche d' efficacité organisationnelle.Vos responsabilités Soutien aux offres de services  Préparer les documents nécessaires, tels que les certificats d'assurance, de francisation, d'AMP et de CNESST , afin de répondre aux exigences administratives.Assembler les documents finaux pour les offres de services, en respectant les normes internes et celles du client. Déposer les documents sur les plateformes (ou autre) et ce, dans les délais prescrits. Maintenir à jour et organiser l'ensemble des documents et informations lié aux offres de services, y compris les fiches de projets, les tableaux de bord , les CV des employés, les coordonnées des clients et l'organigramme de l'entreprise, entre autres. Soutenir les directeurs de projets dans la préparation des propositions d'honoraires. Soutien au comité de direction Gérer les agendas des membres du comité (rendez-vous, réunions, déplacements).Organiser les réunions : convocations, ordres du jour, logistique, prise de notes, rédaction des procès-verbaux.Préparer des documents internes : rapports, présentations, notes. Soutenir les membres du comité de direction dans toute tâche de nature administrative. Gestion générale du bureau Répondre aux appels téléphoniques et accueillir les visiteurs. Planifier et coordonner les réservations (salles, événements, présentations). Gérer divers dossiers administratifs, tels que les accès, les courriels généraux , la gestion d'immeuble et les assurances. Effectuer des transactions courantes : achats, commandes, inscriptions, réservations. Assurer la gestion documentaire : classement, archivage, confidentialité. Ce que nous recherchons pour agrandir notre équipe  DEC pertinent à l'emploi (techniques de bureautique, coordination de bureau, administration…) Un minimum de 5 ans d'expérience pertinente Expérience dans une entreprise de services professionnels (un atout) Sens de l'organisation, rigueur et autonomie Discrétion et professionnalismeMaîtrise des outils bureautiques (Suite Office ) ( SEAO : un atout) Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs demandes simultanéesCapacité à gérer plusieurs priorités simultanément Aisance en communication écrite et orale (français)