Adjoint administratif/adjointe administrative

DESCRIPTION:

Relevant de la directrice générale, l'adjointe administrative met à profit son expertise afin de réaliser l'ensemble des tâches administratives et comptables permettant une saine gestion de l'entreprise.Principales responsabilités- soutien administratif:Assurer l'ensemble des activités de la reception ( acheminer les appels, assurer un excellent service à la clientèle en répondant aux questions des clients);Répondre aux courriels clients et faire le suivi;Rédiger , modifier des rapports, lettres et autres documents et saisir diverses données à l'ordinateur;Faire les demandes de subventions liées à l'organisme;Maintenir l'efficacité du système de classement (papier et informatique)Comptabilité:Effectuer le cycle comptable complet, comptes fournisseurs, comptes recevables et paye. Préparation des écritures et des états financiers mensuels;Assurer le paiement des factures incluant les cartes de crédit et la petite caisseComplier les informations relatives au nombre de livraisons et procéder à la facturation;Effectuer les conciliations bancaires et traiter les écritures comptables;Préparer les rapports de TPS/TVQ deux fois par année;Préparation de budget des projets en cours ainsi que le suivi financier de l'organisme;Assurer la qualité et l'exactitude des informations contenues dans les systèmes comptables;Participer au processus de fin d'années incluant T4, T4A, T3010;Compléter les différents rapports gouvernementaux: CNESST, Emploi Québec, DEMES ou tout autre document exigé;Assurer la préparation des documents nécessaires aux audits de fin d'annéelCompétences requisesDétenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) en comptabilité ou un diplôme d'études collégiales (DEC) en administration;Excellente  maîtrise du français tant à l'oral qu'à l'écrit; Posséder un minimum de 3 ans d'expérience dans un poste similaire;Maîtrise de la Suite Office (Word, Excel) Niveau Excel intermédiaire;Maîtrise du logiciel comptable SAGE;Excellentes aptitudes en communication et en relations interpersonnelles.Qualités requisesAimer gérer plusieurs projets simultanément et avoir une aisance pour la gestion des priorités.Aptitude à gérer avec discrétion des informations confidentielles.Démontrer un esprit analytique.Faire preuve d'un excellent service à la clientèle et d'esprit d'équipe.Être une personne motivée, organisée, positive avec un grand souci du détail.Capacité d'adaptation au changement.Polyvalence, rigueur et précisionFait preuve d'esprit d'équipe et démontre une attitude positive.Conditions de travailPoste de 16 heures semaines/ 3 jours semainesLundi et mardi de 9h00 à 15h30 et mercredi de 9h00 à 15h4 semaines de vacances/an (construction et temps des Fêtes)Banque d'heures de congé personnelSalaire selon échelle salariale