Adjoint administratif/adjointe administrative à la réception

DESCRIPTION:

Recevoir les communications téléphoniques et numériques générales et assurer le transfert vers les services;Accueillir et diriger les visiteurs;Traiter le courrier, les courriels et télécopies (ouvrir, trier, distribuer,  et envoyer);Informer les citoyens des services offerts à la MRC;Assure le soutien administratif du service du greffe ainsi qu'au service de l'évaluation foncière en rédigeant et en corrigeant la mise en page de divers documents administratifs, procès-verbaux, rapport, lettre de suivi ou tout autre document pertinent pour les services ;Préparer, à la demande de la greffière adjointe, certains projets de résolutions et autres documents légaux ;Tenir à jour divers systèmes de contrôle et de référence tels que des codes et des règlements;Effectuer la réservation de diverses salles et la commande de repas pour les différentes rencontres;Gérer des salles et de la logistique de rencontres pour le siège social ainsi que pour le point de service de la MRC ;Recevoir les demandes de réservation des voitures et en assure le suivi en collaboration avec la coordonnatrice du service de l'administration générale ;Effectue les commandes de fournitures pour tous les établissements de la MRC ;Assure l'inventaire des fournitures, en conformité avec les politiques en vigueur;Effectue les dépôts ou toute autre transaction aux institutions financières;Effectue toutes autres tâches connexes en fonction des besoins des services de la MRC. Tâches en lien avec la Société d'habitation du Québec:Assurer la réception des demandes d'information (téléphones et visiteurs);Assister les contribuables dans leurs demandes de subvention (fournit l'information sur les documents nécessaires, façon de compléter le document, photocopies et assistance pour compléter les demandes) ;Assurer le suivi des dossiers avec la Coordonnatrice au service de l'administration générale. ExigencesDiplôme d'études professionnelles en secrétariat, une technique de bureautique ou toute autre formation pertinente au poste ;Expérience de travail de 3 à 5 ans dans un poste pertinent ; Toute combinaison de formation et d'expérience de travail dans un contexte municipal ou de collaboration avec une entité municipale pourra également être considérée.