Adjoint administratif/adjointe administrative

DESCRIPTION:

Sous la responsabilité de la direction générale, l'adjointe administrative cumule les tâches reliées au secrétariat général, à la tenue des livres comptables, à la compilation des statistiques, aux inscriptions ainsi qu'à l'accueil des familles. L'adjointe administrative a une expérience et/ou une bonne connaissance du domaine communautaire.Responsable de l'accueil des familles à la réception et par téléphone
Accueillir les personnes qui se présentent au bureau, les diriger vers la personne ou le service approprié et donner des informations d'ordre général.
Répondre aux appels, les filtrer ou les acheminer, prendre les messages et fournir les renseignements demandés.
Noter les réservations requises pour toutes les activités.
Noter les statistiques de l'organisme.
Supporter l'équipe dans l'organisation d'activités à la demande de la directrice générale.
Participer aux réunions d'équipe, aux supervisions et à toutes autres formations pertinentes.Responsable de la gestion des documents et de la saisie des textes
Rédiger, modifier, saisir les rapports, les procès-verbaux des réunions et autres documents.
Photocopier, distribuer, classer et numériser des documents, maintenir les dossiers à jour et les diffuser aux personnes concernées.
Tenir à jour les rapports statistiques et faire la compilation mensuelle en prévision du rapport annuel.
Produire le rapport d'activité annuel.
Assurer le suivi du membership suivant la procédure établie.
Supporter techniquement la direction générale dans la préparation de documents publicitaires.
Préparer et envoyer le courrier par la poste et par courriel.
Tenir à jour l'inventaire et commander les fournitures de bureau.Responsable des opérations financières courantes de l'organisation
Exécuter toutes les tâches de comptabilité (état des résultats, conciliation bancaire, bilan, balance de vérification, petite caisse, facturation, émission des chèques et virements bancaires, salaires, dépôts, remises gouvernementales, rapport TPS et TVQ, etc.).
Utiliser Sage 50 (Simple comptable) pour l'entrée des données.
Préparer les formulaires T4, Relevé 1, Relevés d'emploi, les sommaires et autres documents de correspondances gouvernementales.
Classer, codifier et ranger les contrats, les comptes payables et différents rapports.
Effectuer la comptabilité et produire les bilans de toutes activités d'autofinancement.