Coordonnateur administratif - service à la clientèle & transaction immobilières

DESCRIPTION:

Tâches et responsabilités :
En collaboration avec le courtier immobilier, le coordonnateur sera responsable des tâches administratives suivantes :Gestion des appels et des courriels entrants, en répondant rapidement et courtoisement aux demandes ou en les redirigeant vers les personnes appropriées.Gestion des clés des propriétés (réception, remise et suivi des boîtes à clés), en assurant une organisation précise.Accueil des visiteurs et réception des documents au bureau, offrant une expérience professionnelle et agréable aux clients et courtiers.Collecte et saisie des comptes-rendus de visites dans le logiciel dédié.Organisation des suivis clients hebdomadaires pour le courtier : prise de rendez-vous, gestion de l'agenda, envoi des liens pour les rencontres virtuelles.Réponse proactive aux questions des clients dans les groupes de discussion, ainsi qu'aux courtiers concernant les propriétés en vente.Mise à jour et modification des fiches descriptives des propriétés en vente.Préparation de la documentation pour les propriétés en vente (modifications pour prolongation du contrat de courtage, baisse de prix, etc.).Planification et organisation des visites pour les acheteurs, en tenant compte des contraintes horaires des différentes parties concernées.Mise à jour régulière de la base de données clients et des contacts externes, en veillant à la précision des informations.
Qualités et compétences recherchées :Approche structurée, organisée et méthodique dans la gestion des tâches administratives.Service à la clientèle irréprochable, avec une forte orientation vers la satisfaction des clients.Excellentes compétences en rédaction et en communication orale.Capacité à travailler de manière autonome, avec un sens aigu de l'initiative pour mener à bien les missions confiées.Excellentes compétences en gestion des priorités.
Exigences :Un baccalauréat est requis pour le poste, peu importe le domaine d'études.La maîtrise de la langue anglaise est essentielle, car nous travaillons avec plusieurs clients anglophones.
Lieu de travail :
Travail hybride (mix de présentiel et télétravail). Nos bureaux sont lumineux, situés près du Canal Lachine, avec cuisinette et équipements essentiels. Ils sont accessibles par métro (Place Saint-Henri, Lionel-Groulx), bus et gare Vendôme. Collations et boissons gratuites pour les employés.
Horaire :
Du lundi au vendredi, de 8h30 à 16h30 ou de 9h à 17h.