Secrétaire de direction - institut de recherche en agriculture et agroalimentaire

DESCRIPTION:

Votre rôle
Assister l'équipe de gestion et la direction de l'Institut dans les différents mandats et participer aux opérations administratives reliées aux ressources humaines, financières et matérielles ou à tout autre dossier spécifique.
 Vos responsabilités
• Collaborer à la bonne marche de l'Institut en colligeant l'information, en présentant les données relatives à son domaine et en suggérant des pistes d'amélioration du fonctionnement des activités;
• Fournir des réponses à certaines questions à partir des politiques, des règles et procédures;
• Concevoir, rédiger, saisir, corriger et effectuer la mise en page de divers documents;
• Organiser des réunions en faisant les convocations, les réservations et la préparation du matériel et des documents nécessaires aux personnes participantes. Assister aux réunions lorsque requis, prendre les notes, rédiger les procès-verbaux et préparer les résolutions;
• Effectuer le suivi des décisions qui relèvent de sa compétence et les acheminer aux personnes concernées;
• Collaborer, avec la personne supérieure immédiate, dans la gestion financière du département ou du service. Recevoir et remplir les formulaires reliés aux dépenses effectuées et les acheminer à la personne responsable. Faire un rapport des états de compte, le cas échéant;
• Préparer les dossiers requis par l'Institut et veiller au respect des échéanciers et des directives à ce sujet. Tenir à jour les dossiers et les classer selon la procédure en vigueur;
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques, donner les renseignements, répondre aux demandes relevant de sa compétence, accueillir, informer et orienter les personnes;
• Participer à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales;
• Prendre les dispositions nécessaires pour organiser les déplacements et les séjours à l'extérieur de l'Université des personnes de l'Institut;
• Accomplir temporairement des tâches d'un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.
 Profil recherché
• Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat et cumuler cinq (5) ans d'expérience pertinente. Toute autre expérience professionnelle pertinente et sera analysée;
• Maîtriser la suite Microsoft Office 365 et les technologies de communication numérique telles que Zoom et Microsoft Teams;
• Être disposé à apprendre de nouveaux logiciels spécifiques à la fonction;
• Posséder une excellente maîtrise du français oral et écrit et avoir une facilité pour la rédaction et pour synthétiser l'information;
• Savoir établir les priorités et avoir un bon sens de l'organisation et d'autonomie;
• Offrir un service à la clientèle hors pair, faire preuve de discrétion et de jugement
• Posséder des habiletés en communication, interagir avec tact et diplomatie et aimer le travail d'équipe.
• Possibilité d'ajouter des contrats additionnels pouvant augmenter le nombre d'heures de travail par semaine en fonction des besoins de l'UQAT et de la disponibilité de la personne sélectionnée.