Commis administrative ou commis administratif / secrétaire

DESCRIPTION:

 Votre rôle
Exécuter des tâches administratives et de secrétariat liées à la prévention, au suivi et à l'application des normes, politiques et programmes en matière de santé et sécurité au travail. Effectuer et assurer le suivi d'opérations administratives variées bien définies ainsi qu'au bon fonctionnement de son unité administrative, tout en collaborant avec les membres de l'équipe.
 Vos responsabilités
• Soutien administratif général :
- Réaliser les tâches de secrétariat, incluant la rédaction, la mise en page et la vérification de documents (correspondance, rapports, procès-verbaux, etc.).
- Effectuer différentes tâches de bureau telles que le tri et le classement, l'affichage, la réception-distribution, l'adressage-expédition du courrier, la photocopie et l'assemblage de documents.
- Répondre aux demandes d'information et orienter les personnes visiteuses, étudiantes ou employées vers les ressources appropriées.
- Recevoir, filtrer, diriger et faire des appels téléphoniques, noter et transmettre les messages.
- Préparer, ternir à jour et classer les dossiers requis par le secteur et veille au respect des échéanciers et des directives et des procédures en vigueur.
• Organisation et logistique des activités :
- Planifier et coordonner les formations, les événements, et les réunions (inscriptions, convocations, réservations, suivi des coûts).
- Gérer la documentation et transmettre les informations relatives aux activités, incluant les changements d'horaire, annulations ou modifications.
- Participer à l'organisation d'événements spécifiques tels que colloques, campagnes et salons.
• Support à l'équipe SST:
- Collaborer à la mise en place et à la mise à jour des programmes et procédures en santé et sécurité.
- Faire le suivi des recommandations des rapports d'inspection et consigner les dossiers relatifs à la santé et sécurité.
- Participer aux réunions du comité en santé et sécurité et rédiger les comptes rendus.
• Gestion des données et systèmes informatiques :
- Effectuer l'entrée et la mise à jour des données dans les systèmes informatisés.
- Produire des rapports, des listes et des statistiques à l'aide des logiciels appropriés.
• Flexibilité et soutien opérationnel :
- Superviser l'entretien et l'approvisionnement des équipements et matériels de bureau, et effectuer les commandes nécessaires.
 Profil recherché
• Détenir un diplôme d'études professionnelles (DEP) en secrétariat ou un autre domaine pertinent;
• Avoir un minimum de cinq (5) années d'expérience pertinente;

Particularité : Cette personne sera appelée à travailler initialement que pour le CÉGEP. Son bureau sera dans les locaux du CÉGEP. Elle pourrait devoir se déplacer occasionnellement sur l'ensemble du territoire desservi par l'UQAT et le CÉGEP.