Secrétaire à la direction générale

DESCRIPTION:

•    Assurer un soutien administratif et clérical à la direction générale, au greffe et à la mairie (rédaction, suivis de courriels, ouverture et distribution du courrier ou de courriels, prises et suivis de messages téléphoniques et de rendez-vous, etc.) ;
•    Recevoir les citoyens, contribuables et professionnels, prendre les renseignements, procéder à l'ouverture des dossiers et les acheminer à qui de droit ; au besoin, fixer un rendez-vous, fournir des informations de base ;
•    Rechercher, recevoir, colliger, résumer l'information nécessaire pour effectuer la rédaction de procès-verbaux, certains articles, de textes, d'allocutions, etc. ;
•    Rédiger la correspondance et préparer différents rapports, procès-verbaux, tableaux ou autres documents relatifs au service et soumettre ces documents pour signature ;
•    Préparer et numériser certains documents pour les réunions plénières et les séances du conseil ou autres réunions du service, assembler les fichiers pour les dossiers de conseil sans papier ;
•    Tenir à jour le système de classement et assurer le suivi des différents dossiers et fichiers en fonction de la mise à jour du calendrier de conservation et des fichiers sous sa responsabilité ;
•    Effectuer des calculs, compléter et soumettre des formulaires, préparer des rapports statistiques, compléter des bons de commande ;
•    Assurer le soutien administratif concernant les affichages d'emplois internes et externes ;
•    Assurer, en conformité avec les politiques de la Ville, la réalisation d'activités reliées aux ressources humaines comme la mise à jour de la pochette d'accueil aux nouveaux employés, rencontrer les nouveaux employés et s'assurer du suivi et du traitement de la documentation qu'ils doivent fournir ;
•    Collaborer avec l'ensemble du personnel à l'accomplissement d'une réussite organisationnelle basée sur les valeurs et les politiques de la Ville et en vertu du Code d'éthique en vigueur.Entre 25,35 $ à 31,69 $ de l'heure selon expérience (salaire 2024, négociation de la convention collective en cours) 
Congés personnels (9) et jours de maladie (2) rémunérés si non utilisés à la fin de l'année, jours fériés (13), congés mobiles (2), congés chômés (2), ce qui fait que vous êtes en congé durant deux semaines durant le temps des Fêtes !
Régime de retraite à prestations déterminées (RREMQ) 6,765 % employé - 6,785 % employeur 
Régime d'assurances collectives payé à 75 % par l'employeur 
Formation continue 
Programme d'aide aux employés 
Activités de reconnaissance des employés 
Accès gratuit au centre de conditionnement physique 
Stationnement sur place