Secrétaire-réceptionniste en urbanisme #202604-24

DESCRIPTION:

Relevant du directeur du Service de l'urbanisme et de l'environnement, la personne est principalement affectée à diverses tâches de secrétariat. Elle assiste la direction du service dans ses fonctions administratives.Description de tâches :
•    Reçoit les appels téléphoniques, donne des renseignements d'ordre général ou relatif aux services, prend et achemine les messages à qui de droit.
•    Reçoit les citoyens, contribuables et professionnels, prend les renseignements, procède à l'ouverture des dossiers et demandes de permis et les achemine à qui de droit. Au besoin, fixe un rendez-vous, qui fournit les informations relatives aux services sur le contenu de la réglementation d'urbanisme et de tout autre règlement en vigueur sans en interpréter le contenu.
•    Recueille et achemine à la personne appropriée les plaintes inhérentes aux services et en assure le suivi, produit un rapport mensuel des plaintes à la direction générale.
•    Rédige la correspondance et prépare différents rapports, bordereaux, outils budgétaires, comptes-rendus, tableaux ou autres documents relatifs aux services, et soumet ces documents pour signature. Crée des outils de travail pour les services avec les formats Word, Excel, Publisher et PowerPoint.
•    Collabore pour la préparation des documents pour le comité consultatif en urbanisme, qui met en forme le procès-verbal et en fait la correction, fait les suivis nécessaires selon la demande de son gestionnaire.
•    Prépare et numérise certains documents pour les réunions plénières et les séances du conseil, assemble les fichiers pour les dossiers de conseil sans papier.
•    Effectue la mise à jour des rapports d'interventions, des effectifs et autres rapports dans les logiciels Première Ligne et StraTJ.
•    Commande les fournitures de bureau, complète les bons de commande et assure le suivi des achats du service, qui tient l'inventaire à jour pour le service de l'urbanisme.
•    Recueille et vérifie les données pertinentes pour la saisie de la paie du service de la sécurité publique. Prépare et met à jour tous les documents relatifs à la paie.
•    Perçoit les argents reçus et produit un reçu pour chaque encaissement.
•    Tient à jour le système de classement et assure le suivi des différents dossiers et fichiers en fonction de la mise à jour du calendrier de conservation.
•    Effectue toutes autres tâches connexes que peut lui confier son supérieur.