Adjoint administratif/adjointe administrative

DESCRIPTION:

Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants de manière professionnelle.Accueillir les candidats, clients et partenaires (en personne ou à distance).Organiser et maintenir à jour les dossiers des clients et des candidats (physiques et électroniques).Gérer l'agenda de la direction et planifier les réunions, entrevues, déplacements et formations.Rédiger et mettre en forme divers documents : lettres, contrats, présentations, comptes rendus.Effectuer le classement, l'archivage et le suivi de la documentation administrative.Préparer les affichages de postes sur les plateformes internationales de recrutement.Participer à la présélection des candidatures (filtrage CV, appels exploratoires).Organiser les entrevues (prise de rendez-vous, envoi de convocations, liens visio).Suivre les étapes du processus de recrutement (tableaux de bord, échéanciers).Assurer la liaison entre les candidats, les clients employeurs et les recruteurs.Collecter, vérifier et compiler les documents requis pour les processus de recrutement.Rédiger ou réviser les lettres d'accompagnement et attestations.Collecter les documents administratifs et remplir les formulaires.Suivre les délais des démarches administratives et relancer les parties concernées.Informer les candidats des étapes du processus et des documents requis.Assister les nouveaux arrivants dans les formalités d'installation (logement, NAS, RAMQ, ouverture de compte bancaire, etc.).Maintenir à jour les outils de suivi : tableaux Excel, plateformes internes.Assurer la facturation et le suivi des paiements (auprès des clients ou des candidats).Préparer des rapports statistiques sur les activités de recrutement, les suivis clients, les délais de traitement, etc.Contribuer à l'amélioration continue des procédures administratives et de recrutement.Assurer un suivi de qualité avec les clients employeurs (mise à jour des besoins, satisfaction).Maintenir une communication fluide avec les candidats tout au long du processus.Participer à la création et diffusion de contenus (mails informatifs, newsletters, guides pratiques).Représenter l'agence lors d'événements ou salons de recrutement si requis.Excellente maîtrise du français écrit et oral.Grande rigueur administrative, sens de l'organisation et autonomie.Discrétion professionnelle, sens du service et excellent relationnel.Bonne connaissance des outils bureautiques et plateformes de recrutement.Capacité à gérer plusieurs dossiers à la fois dans un contexte multiculturel.