Coordonnateur administratif/coordonnatrice administrative

DESCRIPTION:

Poste : Coordonnateur(trice) – Bureau des commandesMission du posteContribuer activement à la gestion et à la coordination du cycle administratif des commandes, en assurant un traitement rigoureux et précis pour l'ensemble du cycle (de la soumission à la commande, puis du suivi à la facturation et aux retours/RMA). Ce rôle implique une attention particulière à l'exactitude des données et à la cohérence des informations financières, tout en travaillant en étroite collaboration avec les équipes internes.En occupant ce poste, vous jouerez un rôle central dans la coordination entre les différents départements. Votre travail permettra d'assurer une circulation fluide des informations, une saine tenue des dossiers et, surtout, de maintenir un haut niveau de satisfaction auprès de nos clients et partenaires.Éclairage CBM est une entreprise de fabrication et de distribution de solutions d'éclairages destinées au secteur agricole et commercial. Possédant plus de 30 ans d'expérience, nous connaissons actuellement une croissance de nos activités au Canada, aux États-Unis et en Europe. L'entreprise se démarque par une gamme de produits spécialisés et adaptés aux besoins de sa clientèle. Nous recherchons une personne débrouillarde, sympathique et méthodique qui saura mettre son talent à contribution et se joindre à nous dans nos installations situées à Granby.RESPONSABILITÉS PRINCIPALES1) Commandes clientsRecevoir, valider et saisir les soumissions et les commandes avec rigueur.Valider les disponibilités de matériel et les délais de production.Confirmer les commandes et communiquer les délais aux clients et représentants.Faire le suivi du cycle des commandes.2) Appels téléphoniques & service à la clientèleRépondre aux appels et courriels avec professionnalisme.
Fournir l'information à jour sur l'état des commandes.3) Gestion des retours (RMA)Recevoir et qualifier les demandes de retour.Émettre les RMA selon les politiques en vigueur.Coordonner le retour des produits, réparations ou remplacements.Préparer les crédits au client, au besoin.4) Suivi expéditions & production pour commandes urgentesCommuniquer rapidement avec la production/expédition pour les priorités.Obtenir et transmettre les dates d'expédition au client.5) FacturationPréparer et émettre les factures avec exactitude.S'assurer de la concordance entre commande, livraison et facture.6) Douanes – gestion des exceptions à l'exportationPréparer la documentation exigée (codes SH, origines, valeurs, factures).Communiquer avec transporteurs ou douanes pour résoudre des blocages ponctuels.7) Soutien administratif : Suivi des comptes à recevoir 
 Communiquer avec les clients au sujet des soldes en souffrance.Effectuer des suivis courtois et efficaces  Coordonner avec le comptable pour l'escalade des cas et la mise à jour des informations au dossier.8) Autres tâches connexes