Adjoint ou adjointe aux affaires institutionnelles

DESCRIPTION:

En tant qu'employé.e de soutien administratif, vous jouerez un rôle central dans la fluidité des activités du service. Vous assurerez la mise en page et la révision de documents, la gestion des appels et du courrier, ainsi que le classement et la préparation de rapports. Vous contribuerez également à la logistique des réunions, à la coordination d'événements, au suivi des adhésions et commandites, ainsi qu'à la gestion du matériel promotionnel.Responsabilités principales:Soutien aux événements et activitésCoordonner la logistique de nos événements : réservations, fournisseurs, salles, matériel, collations, etc.Contacte des producteurs afin qu'ils participent à différentes activités de promotion ou autres et effectue les suivis nécessaires.Assurer le suivi des commandites et des inscriptions.Préparer les documents, les listes et le matériel promotionnel requis.Participer aux rencontres et offrir un soutien sur place lors des assemblés (occasionnellement à l'extérieur).Rédiger et réviser divers documents (lettres, rapports, bulletins, procès-verbaux, etc.).Mettre en page et finaliser des présentations ou communications internes.Assurer l'envoi et la diffusion des communications (poste, courriel, en ligne).Maintenir à jour les listes, formulaires, fichiers et inventaires.Répondre aux appels, courriels et visiteurs, offrir une information juste et chaleureuse.Gérer les adhésions et les renouvellements des membres.Effectuer des réservations, fixer des rendez-vous et gérer les suivis.S'occuper du classement, de la numérisation et du bon ordre général des dossiers.Effectuer des sondages, compiler des données et produire des statistiques.Tenir à jour le cahier de procédures.Profil recherché:Formation professionnelle en secrétariat ou dans un domaine pertinent.Minimum d'un an d'expérience dans un poste administratif ou de coordination similaire.Excellente maîtrise de la suite Microsoft OfficeTrès bonne maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit.À l'aise avec les appareils de reprographie, de numérisation et les outils bureautiques.Rapidité d'exécution et souci du travail bien fait.Esprit d'équipe, courtoisie et discrétion.Ce que nous offrons:Salaire annuel entre 37 646,27 $ et 49 535,49 $, selon l'expérience, en conformité avec la convention collective en vigueur.Poste permanent à temps plein.Horaire de 35 heures par semaine, avec la possibilité de travail en mode hybride (télétravail et présentiel).Régime de retraite avantageux.Assurances collectives complètes.Service de télémédecine.Congés maladie et personnels.Programme d'aide aux employés (PAE).Disponibilité requise à l'occasion en dehors des heures normales lors d'événements spéciaux (quelques périodes clés dans l'année).Il s'agit des conditions de travail en vigueur selon le Certificat d'accréditation Syndicat des employé(e)s de bureau de la Fédération de l'UPA de St-Hyacinthe