Adjoint administratif/adjointe administrative

DESCRIPTION:

Mère en action est un organisme communautaire famille dont la mission est d'offrir des services spécialement adaptés aux besoins des mères et de leurs enfants afin d'améliorer leurs conditions de vie. L'organisme possède deux volets: Un centre de jour qui offre divers services adaptés aux besoins des mères et la Maison Dorimène-Desjardins qui offre 24 hébergements de transition à prix modique pour des mères monoparentales aux études. Relevant de la directrice, l'adjointe administrative joue un rôle essentiel en matière de suivi des dossiers administratifs et soutien à l'équipe.Description de tâches :Soutien Financier et Comptable 
•    Gestion de Base : Suivi des dépenses des différents projets, transmission d'information à la firme comptable pour leur permettre d'effectuer leur travail, préparation de rapports financiers mensuels, voit à la gestion des paiements des loyers et des suivis auprès des résidantes en cas de non-paiement, recherche des programmes de subventions, participe à la rédaction des propositions conformes aux exigences des bailleurs de fonds.
•    Rapports Simples : Préparer des tableaux de suivi budgétaire de base ou des rapports financiers mensuels.Soutien Administratif Général
•    Gestion de la Correspondance : Rédaction, mise en forme et envoi de courriers, courriels, et autres communications.
•    Gestion des Appels et Accueils : Répondre aux appels téléphoniques, accueillir les visiteurs et les diriger vers les bonnes personnes ou services.
•    Classement et Archivage : Organiser et maintenir à jour les dossiers physiques et électroniques, s'assurer de leur accessibilité et de leur sécurité.
•    Gestion des Fournitures : Commander et gérer les stocks de fournitures de bureau et autres équipements nécessaires au fonctionnement de l'organisme.
•    Mise à Jour des Informations : Tenir à jour les bases de données et les statistiques.Soutien à la Direction et aux Programmes
•    Appui aux Projets : Assister à la coordination de projets spécifiques, suivre les échéanciers et les livrables.
•    Préparation de Documents : Aider à la préparation de rapports, présentations, demandes de subventions ou de financements.
•    Soutien Logistique : Organiser les déplacements, les réservations de salles ou de matériel pour les activités de l'organisme.Exigences
•    Maîtrise des Outils Bureautiques : Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et des outils de communication.
•    2 ans et plus d'expérience
•    Organisation et Rigueur : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les échéances.
•    Discrétion et Confidentialité : Respecter la confidentialité des informations traitées.
•    Polyvalence
•    Esprit d'équipe et de collaboration
•    Respect de la confidentialité